摘要:旅游行业中,需要频繁地使用各种印章:公章、合同章、业务章、财务章、确认章、出境专用章、收款专用章等等,这些印章名目繁多、真假难辨,作为旅行社从业人员,如何有效地避免印章使用过程中的各种风险,是急需解决的问题。
企业印章的重要性不言而喻:一方面,企业印章是企业经营、管理活动中行使职权的重要工具;另一方面,一旦印章管理疏漏,企业极有可能因加盖公章而承担相应责任。因此,不论是企业的管理者还是业务人员,都有必要加强对印章相关知识的了解和熟悉,本文通过问答的方式,从印章的基本知识及法律效力等方面入手,探讨一些关于印章鉴别、管理方面的知识,以期能够为在印章方面遇到困惑的企业和个人提供一些帮助:
一、就公司而言,具有法律效力的印章一般有哪些?
公司印章主要分为以下几种:
(一) 公章,用于公司对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理事需要加盖。
(二) 财务专用章,用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖。
(三) 合同专用章,顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。
(四) 法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章。
(五) 发票专用章,在公司开具发票时需要加盖。
(六) 其他印章,如报关专用章、业务专用章。
二、常见的“萝卜章”有哪些?碰到“萝卜章”该怎么办?
萝卜章严格意义上讲并不是一个法定术语,一般是指私自刻制、没有经过公安机关备案、不具有法律效力的印章。
(一)仿真型
街头随处可见“刻制公章”的小广告,便是典型的仿真章,其典型特征表现在通过真实印章印模,使用扫描等技术手段进行刻制,从外表上看与真章无异,一般而言,通过肉眼难以辨别。针对有人刻制此类“萝卜章”损害权利人的现象,一般应先固定证据,找到假章及加盖假章的材料,及时报案,必要时可提交至司法鉴定机构进行鉴定。
(二)货不对版型
其表现为公司名称与印章文字内容不一致,例如,深圳市xx咨询有限公司,其行政公章的文字部分应当是“深圳市xx咨询有限公司”而不能是诸如“深圳xx公司”或者“深圳xx咨询有限责任公司”之类的简称或者类似的称呼。此时,应注意核查公司名称与印章文字是否一致。
(三)电脑制作型
越来越多的人在电脑上通过PS等技术手段制作出相应的印章,但是,一般
而言,这种印章还是比较容易识别的,主要方法便是看痕迹,真的印章会因为油墨及加盖力度产生痕迹,这个可通过观察纸张的反面油墨印观察出来。
(四)子虚乌有型
这类印章的“假”表现为其不是经过公安机关备案的印章,而是企业内部基于方便考虑刻制的部门印章,因而对外不具有代表公司的法律效力,一旦发生争议,极有可能不被认可,从而使当事人陷入证据不足的尴尬局面。就旅游行业而言,同行之间的业务往来经常使用诸如“深圳某某旅行社有限公司欧美部”、“深圳某某旅行社有限公司中东部”“收款确认章”等等进行业务确认,由于没有在公安机关进行备案,一旦同行对该印章不予认可,在没有其他证据佐证的情况下,极有可能面临败诉的风险。
(五)规格不符型
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》,企业事业单位、社会团体的印章,直径不得大于4.5厘米(公司的公章一般为4厘米、正圆形),中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行,一般而言,其样式如下所示:
但是,实践中,经常能碰到诸如椭圆形(外资企业的除外)、方型、三角形等各式形状的印章,就公司而言,这种印章一般没有经过公安机关备案,可能会遇到如第(4)种印章类似的尴尬,在签署合同或者进行重大事项的确认时务必谨慎!
三、公司在业务往来中如何防范印章带来的风险?
(一)对外
1、重大合同务必加盖行政公章或者合同专用章,并要求对方提供营业执照、业务经营许可证等证明文件。
行政公章是公司必须刻制且须经公安机关备案的印章,因而,其能最大程度代表公司意志,不会遭遇印章不被认可的尴尬。其他印章如“业务专用章”“收款专用章”,作为外人无法判断其是否经过公安机关备案,因此签署重大合同时务必谨慎!
温馨提示:重大合同务必索要原件(注:扫描件、传真件都不是原件),条件允许的情况下最好是面签!
2、针对往来频繁的业务合作,建立起“预留印鉴”制度。
就旅行社而言,同行之间的合作经常需要进行业务确认,此时,如果凡业务确认均须加盖公章显然不现实,尤其是对于大型企业更是如此,但是,为了防范风险,又必须加盖印章。此时,可通过“预留印鉴”制度有效防范风险,即在与同行的《框架协议》或《同行合作协议》等协议中,明确双方进行业务确认的印章样式、对接人员联系方式、签字式样等,这样,即使该印章没有经过备案,但是由于双方在主合同中对印章、签名样式予以确认,一般而言,亦能代表双方当事人的真实意思表示,某种程度上起到与公章同等的作用。
(二)对内
1、企业要制定印章管理规定,指定印章统一管理,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。
2、旅行社要建立其内部印章备案制度,针对旅行社分支机构、营业网点众多的特点,需要对下属营业部所刻制的所有印章进行登记备案,严禁营业部、业务人员私刻印章。
3、禁止在空白介绍信、空白合同、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经相关领导层同意,按照流程进行申请、登记并进行核销。
4、企业必须定期检查印章使用情况。旅行社印章管理部门应按照印章管理规定对下属分社、营业部印章的使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。
印章管理及风险防范是一项长期、复杂、系统的工程,企业内部各部门应当通力合作,采取预防为主、补救为辅的方针,积极有效地防范印章风险。
【作者:曹端日,法学学士,毕业后曾从事外商投资的工作,致力于为境外投资者进入中国提供全方位的法律服务,在公司法领域积累了一定的实务经验,加入伟然律师事务所后,主要从事旅游法律服务及公司法律服务等工作,已单独处理或参与处理了多起股权转让、股权激励等方案的设计和实施,工作中积极为当事人寻找解决方案,为其提供全方位和优质的法律服务。】
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